EFFECTIVE TECHNOLOGY OF TIME-MANAGEMENT FOR MODERN MANAGER

ЭФФЕКТИВНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ СОВРЕМЕННОГО МЕНЕДЖЕРА

Резюме:

В статье уделено внимание тайм - менеджменту как технологии организации времени и повышения эффективности его использования. Исследованы вопросы управления временем сотрудников и обоснована необходимость и значимость внедрения технологий тайм – менеджмента в практику современной организации. Изложены методики международных бизнес-тренеров. Выявлено, что эмоциональное напряжение блокирует производительность труда сотрудников. Проведена группировка целей и задач тайм-менеджмента. Выявлены приоритеты управления рабочим временем. Представлены приёмы грамотного сочетания различных методов тайм-менеджмента.

Целью данного исследования является рассмотрение основных вопросов управления временем сотрудников предприятия, и обосновать значимость внедрения технологий тайм-менеджмента в практику современной организации.

Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и его масштабы. Поэтому в последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологии организации времени и повышения эффективности его использования, которая обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией. Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководителями – они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных. Многие из них сталкиваются с дефицитом рабочего времени, который незаметно перерастает в отсутствие у них свободного времени [1].

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Следовательно, тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. В американских компаниях, если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в свое рабочее время. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их [2].

Темп современной жизни не позволяет менеджеру расслабиться, требуя от него с каждым днем всё больше. Обращаясь к тайм - менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, руководители ожидают быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняют систему в несостоятельности. Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по тайм - менеджменту, разделил все свои методики на 4 поколения:

1. Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;
2. Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации;
3. Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.
4. Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, их все еще активно используют. Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней». Вот некоторые из таких «камней».

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, уделим внимание управлению.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

Если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера необходимо приготовить список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день, так как план работы направляет Вашу деятельность по эффективному руслу. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем получили следующие приёмы:

1. Матрица Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям - важности и срочности:

A) Важные и срочные (планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия, налаживание отношений, определение новых перспектив, альтернативных проектов). Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные (разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи). Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C)Неважные и срочные (рутинная работа, некоторые письма, некоторые телефонные звонки, «Пожиратели времени», развлечения) Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.

D)Неважные и несрочные (прерывания, перерывы, некоторые телефонные звонки, некоторые совещания, общественная деятельность). Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.

1. Принцип Парето или Закон Парето, или принцип 20/80, введённый социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.

Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

1. Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Диаграмма Ганта дает возможность:

- увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

- сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

- детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители времени») не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией.

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Первое, что нужно сделать, — распределить все свои цели и задачи на три группы:

- долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно выполнить несколько промежуточных задач;

- среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они пока «терпят»;

- текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей говорит само их название.

Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным.

Направления улучшения использования рабочего времени:

- обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

- оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

- обеспечение всем необходимым для беспрерывного трудового процесса;

- совершенствование приемов и методов труда;

- комплексное обоснование необходимых затрат труда;

- создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

- использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

- соответствие количества и качества труда его оплате.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов. Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса. Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Таким образом, идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента. При этом тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями, где следует понимать, что само время является ключевым, то есть стратегическим, ресурсом организации или человека, необходимым для достижения успеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом [4].

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов - как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного - систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации - хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Вывод: Внедрение инструментов современного тайм-менеджмента для эффективной организации производственных функций сотрудников предприятия, позволит получить следующие виды преимуществ:

1. Организационные - заключаются в наличии ясного и четкого плана и строгого графика работы, в уменьшении различных помех, «разрывов» в работе, в большей динамичности и последовательности, снижении затрат времени на менее важные дела. Кроме того, управление временем позволяет быстрее и эффективнее адаптироваться в окружающей обстановке, повысить эффективность взаимоотношений с другими людьми, использовать ограничения, накладываемые общением, для повышения результативности своей деятельности.
2. Психологические преимущества – это когда человек, знающий цену своему времени, приобретает уверенность в себе и своих действиях, избавляется от необходимости постоянного выбора и метаний от одного занятия к другому. Он лучше сосредоточивается на действительно важных проблемах, более стоек и готов к преодолению различного рода неожиданностей.
3. Преимущества в деловой сфере – выраженные в повышении результативности принимаемых решений, в эффективности координации с внешними и внутренними контрагентами, в улучшении взаимосвязи между проблемами и методами их разрешения и появлении возможности взглянуть на ситуацию с более высокой точки.

Список литературы

1.Потапов С. В. Как управлять временем (Тайм-менеджмент): учебное пособие / С. В. Потапов. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

1. Клеменс Д. К. Власть над временем: учебное пособие / Д. К. Клеменс, С.Далримпл. – Ростов н/Д.: Добрая книга, 2007.

3.Глухов Б. Н. Практическое руководство по планированию работ: учебное пособие / Б. Н. Глухов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.

4.Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы/

Г. Архангельский. - 2-е изд. - Москва [и др.]: Питер, 2008.