Logo

EFFECTIVE TECHNOLOGY OF TIME-MANAGEMENT FOR MODERN MANAGER

Karbetova Sh.R.

professor of Caspian University, candidate of Economics, Astana, Republic of Kazakhstan

Kurmankulova N.Zh.

professor of Kazakh University of Technology and Business, candidate of Economics, Astana, Republic of Kazakhstan

Karbetova Z.R.

professor of of Kazakh University of Technology and Business, candidate of Technical Sciences, Astana, Republic of Kazakhstan.

Keywords: methods of time-management, methods of foreign business-coaches, stuff productivity, planning, prioritization, the law of forced efficiency, positive and negative factors of good governance.

Abstract

The article focuses on time - management as a technology of time organizing and increase the efficiency of its use. Authors explored the issues of the time-management of employees and justified the necessity and importance of implantation of time-management in the practice of a modern organization. The technique of international business coaches was explored. It was revealed that the emotional stress blocks the productivity of employees. Authors grouped time management goals and objectives. Time management priorities were identified. Methods of the time-management combination were presented.

ЭФФЕКТИВНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ СОВРЕМЕННОГО МЕНЕДЖЕРА

Резюме:

В статье уделено внимание тайм - менеджменту как технологии организации времени и повышения эффективности его использования. Исследованы вопросы управления временем сотрудников и обоснована необходимость и значимость внедрения технологий тайм – менеджмента в практику современной организации. Изложены методики международных бизнес-тренеров. Выявлено, что эмоциональное напряжение блокирует производительность труда сотрудников. Проведена группировка целей и задач тайм-менеджмента. Выявлены приоритеты управления рабочим временем. Представлены приёмы грамотного сочетания различных методов тайм-менеджмента.

Целью данного исследования является рассмотрение основных вопросов управления временем сотрудников предприятия, и обосновать значимость внедрения технологий тайм-менеджмента в практику современной организации.

Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и его масштабы. Поэтому в последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологии организации времени и повышения эффективности его использования, которая обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией. Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководителями – они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных. Многие из них сталкиваются с дефицитом рабочего времени, который незаметно перерастает в отсутствие у них свободного времени [1].

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Следовательно, тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. В американских компаниях, если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в свое рабочее время. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их [2].

Темп современной жизни не позволяет менеджеру расслабиться, требуя от него с каждым днем всё больше. Обращаясь к тайм - менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, руководители ожидают быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняют систему в несостоятельности. Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по тайм - менеджменту, разделил все свои методики на 4 поколения:

  1. Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;
  2. Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации;
  3. Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.
  4. Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, их все еще активно используют. Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней». Вот некоторые из таких «камней».

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, уделим внимание управлению.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

Если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера необходимо приготовить список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день, так как план работы направляет Вашу деятельность по эффективному руслу. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем получили следующие приёмы:

  1. Матрица Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям - важности и срочности:

A) Важные и срочные (планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия, налаживание отношений, определение новых перспектив, альтернативных проектов). Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные (разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи). Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C)Неважные и срочные (рутинная работа, некоторые письма, некоторые телефонные звонки, «Пожиратели времени», развлечения) Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.

D)Неважные и несрочные (прерывания, перерывы, некоторые телефонные звонки, некоторые совещания, общественная деятельность). Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.

  1. Принцип Парето или Закон Парето, или принцип 20/80, введённый социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.

Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

  1. Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Диаграмма Ганта дает возможность:

- увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

- сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

- детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители времени») не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией.

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Первое, что нужно сделать, — распределить все свои цели и задачи на три группы:

- долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно выполнить несколько промежуточных задач;

- среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они пока «терпят»;

- текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей говорит само их название.

Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным.

Направления улучшения использования рабочего времени:

- обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

- оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

- обеспечение всем необходимым для беспрерывного трудового процесса;

- совершенствование приемов и методов труда;

- комплексное обоснование необходимых затрат труда;

- создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

- использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

- соответствие количества и качества труда его оплате.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов. Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса. Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Таким образом, идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента. При этом тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями, где следует понимать, что само время является ключевым, то есть стратегическим, ресурсом организации или человека, необходимым для достижения успеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом [4].

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов - как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного - систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации - хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Вывод: Внедрение инструментов современного тайм-менеджмента для эффективной организации производственных функций сотрудников предприятия, позволит получить следующие виды преимуществ:

  1. Организационные - заключаются в наличии ясного и четкого плана и строгого графика работы, в уменьшении различных помех, «разрывов» в работе, в большей динамичности и последовательности, снижении затрат времени на менее важные дела. Кроме того, управление временем позволяет быстрее и эффективнее адаптироваться в окружающей обстановке, повысить эффективность взаимоотношений с другими людьми, использовать ограничения, накладываемые общением, для повышения результативности своей деятельности.
  2. Психологические преимущества – это когда человек, знающий цену своему времени, приобретает уверенность в себе и своих действиях, избавляется от необходимости постоянного выбора и метаний от одного занятия к другому. Он лучше сосредоточивается на действительно важных проблемах, более стоек и готов к преодолению различного рода неожиданностей.
  3. Преимущества в деловой сфере – выраженные в повышении результативности принимаемых решений, в эффективности координации с внешними и внутренними контрагентами, в улучшении взаимосвязи между проблемами и методами их разрешения и появлении возможности взглянуть на ситуацию с более высокой точки.

Список литературы

1.Потапов С. В. Как управлять временем (Тайм-менеджмент): учебное пособие / С. В. Потапов. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

  1. Клеменс Д. К. Власть над временем: учебное пособие / Д. К. Клеменс, С.Далримпл. – Ростов н/Д.: Добрая книга, 2007.

3.Глухов Б. Н. Практическое руководство по планированию работ: учебное пособие / Б. Н. Глухов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.

4.Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы/

Г. Архангельский. - 2-е изд. - Москва [и др.]: Питер, 2008.

The New Economist, N1 (2017), Vol 12, Issue 1.

eko-1-2017-111.jpg
Published Date:

31/03/2017